Hoe we het downloaden en verwerken van digitale scanbestanden volledig automatiseerden met n8n en Appsmith

Hoe we het downloaden en verwerken van digitale scanbestanden volledig automatiseerden met n8n en Appsmith

In de tandtechnische sector werken we dagelijks met digitale scanbestanden van verschillende platforms: 3Shape, Dentsply Sirona, iTero, Medit en meer. Elke dag ontvangen we tientallen emails met scans en orderinformatie die handmatig moesten worden verwerkt. Tot nu.

De uitdaging

Ons team werd overspoeld met een repetitief proces:

• Emails monitoren van verschillende scanplatforms
• Attachments handmatig downloaden (PDF bestanden en scandata zoals DCM, STL en XML bestanden)
• Bestanden organiseren in de juiste mappenstructuur
• Ordergegevens manueel invoeren in onze database
• Bestandspaden registreren voor traceerbaarheid

Dit kostte niet alleen veel tijd, maar leidde ook regelmatig tot menselijke fouten: verkeerde mappen, ontbrekende bestanden of incomplete orderregistraties.

De oplossing: n8n + Appsmith

We hebben een volledig geautomatiseerde workflow gebouwd die deze processen 24/7 draait zonder menselijke tussenkomst.

De n8n workflows

Wat doet n8n voor ons?

1. Email monitoring: n8n monitort continu onze Outlook mailbox op inkomende orders van verschillende scanplatforms
   • Intelligente verwerking per platform:Voor elke scanner (3Shape, Dentsply Sirona, iTero, etc.) hebben we een specifieke workflow
   • De workflow herkent automatisch van welk platform de email komt
   • Extraheert praktijknaam, patiënt, ordernummer en andere metadata
   • Bestandsbeheer:Downloadt automatisch alle attachments (PDF's en scanbestanden)
   • Organiseert bestanden in de correcte mappenstructuur
   • Zoekt en registreert alle DCM, STL en XML bestanden via File Manager
   • Bewaart bestandsreferenties voor snelle toegang
   • Database integratie:Registreert orderinformatie in PostgreSQL database
   • Koppelt alle bestanden aan het juiste ordernummer
   • Slaat PDF's op in de database voor snelle toegang
   • Beheert email geschiedenis voor traceerbaarheid

De Appsmith interface

Wat maakt Appsmith zo krachtig?

Appsmith fungeert als ons centrale controle dashboard waar medewerkers:

• Inbox overzicht: Real-time zicht op alle binnenkomende orders met filter- en zoekfuncties
• Order details: Volledige orderinformatie inclusief scanner type, praktijk, en commentaar
• Bestandstoegang: Directe links naar alle gerelateerde scanbestanden en PDF's
  • Email communicatie: Geautomatiseerde email workflows voor verschillende scenario's:Ontbrekende informatie opvragen
  • DTX leverbevestigingen versturen
  • Scan problemen communiceren
• Status tracking: Orders categoriseren met Outlook synchronisatie
• Email geschiedenis: Volledige audit trail van alle verzonden communicatie

De magie van de integratie:

Appsmith communiceert via REST API's met onze n8n webhooks, waardoor medewerkers met één klik:

• Emails kunnen triggeren naar tandartspraktijken
• Order status kunnen updaten (sync met Outlook categorieën)
• Concepten kunnen opslaan voor latere verwerking
• Handmatige orders kunnen toevoegen

De resultaten

Tijdsbesparing: Wat voorheen 10-15 minuten per order kostte, gebeurt nu volledig automatisch in seconden.

Nul fouten: Geen vergeten downloads, geen verkeerde mappentoewijzingen, geen ontbrekende registraties.

Schaalbaarheid: Het systeem verwerkt probleemloos 50+ orders per dag, en kan eenvoudig opschalen.

Traceerbaarheid: Elke actie wordt gelogd, elke email gedocumenteerd, elk bestand gekoppeld aan de juiste order.

Betere communicatie: Gestandaardiseerde email templates zorgen voor consistente en professionele communicatie met tandartsen.

Technische highlights

• Microservices architectuur: Elke scanner heeft z'n eigen n8n workflow
• Error handling: Robuuste foutafhandeling met logging en alerts
• Multi-platform support: 3Shape, Dentsply Sirona, iTero, Medit, Straumann AXS, DS Core, DTX
• File type detection: Automatische herkenning van DCM, STL, XML en PDF bestanden
• Database optimalisatie: Efficiënte opslag met binaire data voor PDF's
• API integratie: RESTful communicatie tussen Appsmith en n8n

Lessons learned

1. Start klein: We begonnen met één scanner en breidden stap voor stap uit
2. Modulair bouwen: Elke workflow is onafhankelijk, wat onderhoud vergemakkelijkt
3. Gebruik van open-source: n8n en Appsmith zijn beide open-source, wat flexibiliteit en controle geeft
4. Goede logging: Investeer in uitgebreide logging vanaf dag 1
5. User feedback: Het dashboard evolueert op basis van gebruikerswensen

De toekomst

We werken aan verdere optimalisaties:

• AI-powered scan quality checks
• Voorspellende analyse voor delivery times
• Integratie met productie planning systemen
• Uitbreiding naar meer scanplatforms

Conclusie: Door low-code tools als n8n en Appsmith slim in te zetten, hebben we een enterprise-level automatisering gerealiseerd zonder grote investeringen in custom development. Het resultaat? Een team dat zich kan focussen op waarde toevoegende taken in plaats van repetitief administratief werk.

Nieuwsgierig naar de details of heb je vragen over de implementatie? Laat het me weten in de comments! 👇

#Automatisering #n8n #Appsmith #DigitalTransformation #LowCode #ProcessOptimization #TechInnovation #Tandtechniek #WorkflowAutomation